KI-Automationen, die im Arbeitsalltag wirklich funktionieren
Wir verbinden Ihre vorhandenen Systeme, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und entwickeln digitale Assistenten, die Ihre Mitarbeitenden zuverlässig unterstützen.
Keine Lösung von der Stange – sondern passend zu Ihrem tatsächlichen Prozess.
Nicht noch ein zusätzliches Tool – sondern ein besserer Ablauf.
In vielen Unternehmen sind bereits zahlreiche Programme vorhanden. Trotzdem werden Informationen mehrfach eingegeben, Dokumente manuell bearbeitet, E-Mails weitergeleitet und Aufgaben über verschiedene Systeme verteilt.
Unsere Aufgabe besteht darin, diese Abläufe sinnvoll miteinander zu verbinden, unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren und den Mitarbeitenden eine verlässliche digitale Unterstützung zur Verfügung zu stellen.
Eine sinnvolle Automation beseitigt nicht nur einzelne Klicks. Sie schafft einen durchgängigen, nachvollziehbaren und alltagstauglichen Ablauf.
Typische Ausgangssituationen
- Informationen werden mehrfach eingegeben.
- E-Mails müssen manuell sortiert und weitergeleitet werden.
- Dokumente werden uneinheitlich bearbeitet.
- Kundenanfragen bleiben zu lange unbearbeitet.
- Rückfragen entstehen, weil Angaben fehlen.
- Wissen ist nur bei einzelnen Mitarbeitenden vorhanden.
- Termine und Wiedervorlagen werden manuell gepflegt.
- Folgeaufgaben werden vergessen.
- Formulare und Programme arbeiten nicht sinnvoll zusammen.
- Daten werden zwischen verschiedenen Systemen kopiert.
- Neue Mitarbeitende benötigen lange, um Abläufe zu verstehen.
- Wichtige Informationen liegen in E-Mails, Ordnern und unterschiedlichen Programmen.
Was Wellencode technisch für Ihr Unternehmen umsetzen kann
E-Mail-Automationen
Eingehende E-Mails erkennen, kategorisieren, zusammenfassen, bestimmten Vorgängen zuordnen und an die zuständigen Personen weiterleiten.
Dokumentenverarbeitung
Dokumente erfassen, relevante Informationen auslesen, strukturiert ablegen und zur weiteren Bearbeitung vorbereiten.
Interne Wissensassistenten
Freigegebenes Unternehmenswissen, Arbeitsanweisungen und wiederkehrende Fragen über einen intelligenten Assistenten zugänglich machen.
Angebotsassistenten
Informationen aus Gesprächen oder Formularen strukturiert übernehmen und daraus Angebots- oder Textentwürfe vorbereiten.
Telefonassistenten
Anrufe annehmen, Anliegen erfassen, wichtige Informationen strukturiert aufnehmen und Folgeprozesse vorbereiten.
WhatsApp-Prozesse
Anfragen über WhatsApp erfassen, Informationen gezielt abfragen und definierte Aufgaben oder Benachrichtigungen auslösen.
Terminautomationen
Termine, Verfügbarkeiten, Erinnerungen und Nachfassprozesse sinnvoll miteinander verbinden.
CRM-Automationen
Kontaktdaten, Vorgänge, Aufgaben und Wiedervorlagen strukturiert aktualisieren und weiterverarbeiten.
Formular- und Datenerfassung
Digitale Formulare erstellen, Angaben prüfen, fehlende Informationen erkennen und die Daten an vorhandene Systeme übergeben.
Prüf- und Aufnahmeassistenten
Mitarbeitende oder Kunden Schritt für Schritt durch komplexe Aufnahmeprozesse führen und die Vollständigkeit der Informationen prüfen.
Reporting und Übersichten
Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und in übersichtlichen Dashboards oder Berichten darstellen.
Individuelle Schnittstellen
Vorhandene Anwendungen über geeignete Schnittstellen oder Automationsplattformen miteinander verbinden.
Die konkrete Lösung wird auf Basis der vorhandenen Systeme, Daten, Zuständigkeiten und gewünschten Ergebnisse geplant.
So können intelligente Arbeitsprozesse aussehen
Von der Anfrage zum vollständigen Vorgang
Eine Anfrage kommt über Website, E-Mail, Telefon oder WhatsApp herein. Die relevanten Informationen werden strukturiert erfasst, einem Vorgang zugeordnet und an die zuständige Person weitergeleitet. Fehlende Angaben werden erkannt und können gezielt nachgefordert werden. Wiedervorlagen und Folgeaufgaben werden automatisch vorbereitet.
Strukturierte Aufnahme mit Vollständigkeitsprüfung
Ein digitaler Assistent führt Mitarbeitende oder Kunden Schritt für Schritt durch die Aufnahme. Angaben werden strukturiert erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und zu einer übersichtlichen Zusammenfassung verarbeitet. Vorhandene Dokumente und Bilder können zugeordnet werden. Der Vorgang kann bereits weiterbearbeitet oder gemeldet werden, auch wenn einzelne Anlagen noch fehlen. Fehlende Unterlagen werden transparent als offen gekennzeichnet.
Unternehmenswissen schneller zugänglich machen
Mitarbeitende können Fragen zu internen Abläufen, Zuständigkeiten, Produkten oder Arbeitsanweisungen stellen. Der Assistent verwendet ausschließlich die dafür freigegebenen Unternehmensinformationen und verweist bei unklaren Fällen an die zuständige Person.
Vom Gespräch zum vorbereiteten Angebot
Nach einem Kundengespräch werden die relevanten Informationen strukturiert zusammengefasst. Ein Angebotsentwurf wird vorbereitet, Wiedervorlagen werden angelegt und vereinbarte Folgeaufgaben automatisch eingeplant.
Eingehende Nachrichten sinnvoll vorsortieren
Eingehende E-Mails werden nach Anliegen, Dringlichkeit oder Zuständigkeit kategorisiert. Relevante Informationen werden zusammengefasst und für die weitere Bearbeitung vorbereitet. Die endgültige Entscheidung bleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Beispielhafte Anwendungsmöglichkeiten. Die konkrete Umsetzung wird individuell geplant und an die vorhandenen Systeme angepasst.
Von der Prozessidee bis zur stabilen Lösung
Anforderungen verstehen
Wir besprechen den bestehenden Ablauf, die beteiligten Personen, die verwendeten Programme und das gewünschte Ergebnis.
Technische Machbarkeit prüfen
Wir prüfen vorhandene Schnittstellen, Datenquellen, Zugriffsrechte und technische Voraussetzungen.
Zielprozess planen
Gemeinsam definieren wir, welche Arbeitsschritte automatisiert und an welchen Stellen menschliche Prüfungen beibehalten werden.
Prototyp entwickeln
Wir beginnen mit einem klar abgegrenzten Prozess und entwickeln eine erste testbare Lösung.
Testen und verbessern
Die Lösung wird mit realistischen Anwendungsfällen getestet und anhand des Feedbacks angepasst.
Einführen und weiterentwickeln
Nach der Freigabe wird der Prozess eingeführt, dokumentiert und auf Wunsch dauerhaft betreut.
Wir starten bewusst mit einem überschaubaren Prozess. Nach erfolgreichem Praxistest kann die Lösung schrittweise erweitert werden.
Eine klare Grundlage für die technische Umsetzung
Eine erfolgreiche Automation beginnt mit einem klar beschriebenen Zielprozess.
Wenn bereits eine Prozessanalyse, eine Leistungsbeschreibung oder eine anbieterneutrale Umsetzungsroadmap vorliegt, prüfen wir die technische Machbarkeit und entwickeln daraus eine passende Lösung.
Ist noch keine ausreichende Grundlage vorhanden, sollte zunächst geklärt werden, welches betriebliche Problem gelöst werden soll, welche Personen beteiligt sind und woran der Erfolg gemessen werden kann.
Eine gute Automation entwickelt sich mit Ihrem Unternehmen weiter.
Nach der Einführung begleiten wir die technische Lösung auf Wunsch dauerhaft. Wir überprüfen die vereinbarten Abläufe, passen Assistenten und Schnittstellen an und erweitern das System, wenn neue Anforderungen entstehen.
Betreuung nach Umfang und Anzahl der eingesetzten Systeme.
Mögliche Leistungen
- Technische Pflege
- Überwachung vereinbarter Workflows
- Fehleranalyse
- Anpassung bestehender Automationen
- Erweiterung um zusätzliche Prozessschritte
- Optimierung von Assistenten und Eingabemasken
- Anpassung an Veränderungen vorhandener Systeme
- Dokumentation technischer Änderungen
- Unterstützung bei der Einführung neuer Funktionen
- Regelmäßige Weiterentwicklung
Automatisiert, aber nicht unkontrolliert
Nicht jeder Arbeitsschritt sollte vollständig automatisiert werden. Deshalb definieren wir gemeinsam, welche Aufgaben das System übernehmen kann und an welchen Stellen eine Prüfung oder Freigabe durch einen Menschen erforderlich bleibt.
Besonders bei sensiblen Kundendaten, Verträgen, finanziellen Entscheidungen oder wichtigen Geschäftsvorgängen müssen Zugriffsrechte, Freigaben und Verantwortlichkeiten klar geregelt sein.
Häufige Fragen zu KI-Automationen
Nicht zwangsläufig. Häufig können vorhandene Anwendungen über Schnittstellen oder geeignete Automationsplattformen miteinander verbunden werden. Ob das möglich ist, hängt von den jeweiligen Systemen und Zugriffsrechten ab.
Welcher Arbeitsprozess kostet Ihr Team heute unnötig viel Zeit?
Beschreiben Sie uns kurz den Ablauf. Gemeinsam prüfen wir, ob eine Automation technisch sinnvoll ist und wie ein realistischer erster Schritt aussehen kann.